W jaki zatem sposób sformułować regulamin dla sklepu internetowego, aby był zgodny z przepisami prawa i jednocześnie umożliwiał sprzedawcy prowadzenie działalności w Internecie?

Warto przede wszystkim pamiętać o wyczerpującym poinformowaniu klienta o jego prawach i obowiązkach. Ustawodawca odsyła sprzedawcę do różnych aktów prawnych, które nakładają na sprzedawcę obowiązki informacyjne, które ten powinien spełnić przy świadczeniu usług drogą elektroniczną tj. za pośrednictwem Internetu.

Podstawowym obowiązkiem każdego sprzedawcy (przedsiębiorcy) świadczącego usługi drogą elektroniczną, jest przekazanie informacji identyfikujących tego sprzedawcę. Obowiązek ten wynika częściowo z ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną (art. 5 i 6 u.ś.u.d.e), ustawy o prawach konsumenta (art. 12 u.p.k.), ustawy prawo przedsiębiorców (art. 20 u.p.p.), jak również z ustawy kodeks spółek handlowych – w przypadku, gdy sprzedawca jest spółką handlową (art. 206 k.s.h. i 374 k.s.h.).

Sprzedawca, przed zawarciem umowy lub przed rozpoczęciem świadczenia usługi podaje w sposób wyraźny, jednoznaczny i bezpośrednio dostępny poprzez system teleinformatyczny, którym posługuje się klient, informacje podstawowe m.in. o:

  1. adresach elektronicznych umożliwiających bezpośredni kontakt ze sprzedawcą;
  2. swoich danych identyfikacyjnych – imię, nazwisko, miejsce zamieszkania i adres albo nazwę lub firmę oraz siedzibę i adres;
  3. informacje dotyczące właściwego zezwolenia i organu zezwalającego, w razie gdy świadczenie usługi wymaga, na podstawie odrębnych przepisów, takiego zezwolenia;
  4. numer identyfikacji podatkowej (NIP);
  5. informacje dotyczące samorządu i tytułu zawodowego, numeru w rejestrze publicznym oraz organu prowadzącego rejestr, a także informacje o obowiązujących przedsiębiorcę zasadach etyki zawodowej – w przypadku przedsiębiorców zrzeszonych w samorządach zawodowych (np. doradców podatkowych, radców prawnych);
  6. informację o szczególnych zagrożeniach związanych z korzystaniem z usługi świadczonej drogą elektroniczną;
  7. informacje o oprogramowaniu używanym przez sprzedawcę do świadczenia usługi elektronicznej (np. o stosowaniu plików cookies), przy czym obowiązek informowania klientów – konsumentów o korzystaniu przez sprzedawcę z plików cookies, wynika również z art. 173 ustawy Prawo telekomunikacyjne.

Stosowanie plików cookies i podobnych technologii powinno być poprzedzone wyrażeniem zgody przez klienta, przy jednoczesnym wcześniejszym przekazaniu mu informacji o celu ich wykorzystania oraz możliwości określenia warunków ich zapisywania. Praktyka pokazuje, że wymóg przekazania informacji jest często realizowany poprzez wyświetlanie różnorodnych banerów informacyjnych przy wejściu na stronę internetową, często odsyłających do odrębnych dokumentów zawierających szczegółowe informacje, np. do polityki cookies.

Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną nakazuje, aby usługodawca (sprzedawca) określił regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną i nieodpłatnie udostępnił go usługobiorcy (klientowi) przed zawarciem umowy o świadczenie takich usług, a także – na jego żądanie – w taki sposób, który umożliwia pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie treści regulaminu za pomocą systemu teleinformatycznego, którym posługuje się usługobiorca (art. 8 u.ś.u.d.e.).

Regulamin określa w szczególności:

  • rodzaje i zakres usług świadczonych drogą elektroniczną;
  • warunki świadczenia usług drogą elektroniczną, w tym: (a) wymagania techniczne niezbędne do współpracy z systemem teleinformatycznym, którym posługuje się usługodawca, (b) zakaz dostarczania przez usługobiorcę treści o charakterze bezprawnym;
  • warunki zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie usług drogą elektroniczną;
  • tryb postępowania reklamacyjnego.

Należy zaznaczyć, że sprzedawca świadczy usługi drogą elektroniczną zgodnie z regulaminem i brak udostępnienia klientowi tego regulaminu przed zawarciem umowy z jednej strony zwiększa uprawnienia klienta, z drugiej strony szkodzi sprzedającemu, albowiem klient nie będzie związany jego postanowieniami.

Tworząc regulamin sklepu internetowego, sprzedawca powinien również wziąć pod uwagę przepisy kodeksu cywilnego, który określa m.in. katalog klauzul niedozwolonych (abuzywnych) (3853 k.c.), czyli takich, których nie można zamieszczać w umowach z konsumentami. Zapoznanie się z tym katalogiem oraz rejestrem klauzul abuzywnych prowadzonym przez Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów pozwoli uniknąć negatywnych konsekwencji umieszczenia takich klauzul w regulaminie.

Ustawa o prawach konsumenta nakłada na sprzedawcę dużo więcej obowiązków informacyjnych związanych z zawieraniem umów na odległość. Taki sposób zawierania umów zobowiązuje sprzedawcę do udostępniania klientom (będących konsumentami) dodatkowych informacji, które powinny być udostępnione klientowi w jasny i zrozumiały dla niego sposób, bezpośrednio przed złożeniem zamówienia.

Pełny katalog wymogów nałożonych na sprzedawcę zawiera art. 12 u.p.k., natomiast warto tutaj wspomnieć o obowiązku zawarcia w regulaminie m.in. informacji o:

  1. głównych cechach świadczenia z uwzględnieniem przedmiotu świadczenia oraz sposobie porozumiewania się z konsumentem;
  2. łącznej cenie lub wynagrodzeniu za świadczenie wraz z podatkami, w tym o opłatach za transport oraz sposobie i terminie zapłaty;
  3. sposobie i terminie spełnienia świadczenia oraz stosowanej procedurze rozpatrywania reklamacji;
  4. sposobie i terminie wykonania prawa odstąpienia od umowy oraz wzorze formularza odstąpienia od umowy;
  5. kosztach zwrotu rzeczy w przypadku odstąpienia od umowy;
  6. obowiązku zapłaty przez konsumenta poniesionych przez przedsiębiorcę w przypadku odstąpienia od umowy przez klienta;
  7. obowiązku przedsiębiorcy dostarczenia rzeczy bez wad;
  8. istnieniu i treści gwarancji i usług posprzedażnych oraz sposobie ich realizacji;

Sprzedawca, który nie spełnia względem klienta wymagań dotyczących udzielenia informacji lub wydania dokumentu, przewidzianych w przepisach ustawy o prawach konsumenta podlega karze grzywny.

Należy również zwrócić szczególną uwagę dotyczącą zbierania przez sprzedawcę i przetwarzania danych osobowych jego klientów oraz spełnienia przez niego obowiązków wynikających ze stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – RODO.

Informacje wynikające z RODO mogą być zawarte w regulaminie, jednak w praktyce sprzedawcy internetowi decydują się na umieszczenie ich w odrębnym dokumencie, którym jest polityka prywatności.

Warto również pamiętać, że klienci sklepów internetowych, którzy zdecydują się na zakupy, nie mogą być automatycznie wpisani na listę odbiorów treści marketingowych. Muszą wyrazić odrębną zgodę na przetwarzanie danych osobowych w tym celu, o ile podstawą przetwarzania tych danych nie jest prawnie uzasadniony cel administratora danych.

Z kolei ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną wymienia dwa rodzaje zgód – zgodę na przesyłanie informacji handlowej (art. 10 ust. 2 u.ś.u.d.e.), mającą na celu zapobieganie spamowi oraz zgodę na przetwarzanie innych danych niż niezbędne do świadczenia usługi drogą elektroniczną dla „celów reklamy, badania rynku oraz zachowań i preferencji usługobiorców z przeznaczeniem wyników tych badań na potrzeby polepszenia jakości usług świadczonych przez usługodawcę” (art. 18 ust. 4 u.ś.u.d.e.).

Na koniec warto również wspomnieć o zmianach w prawie konsumenckim i kodeksie cywilnym, które wejdą w życie 1 czerwca 2020 r. Klient będący osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą będzie w określonych sytuacjach traktowany jak konsument i w związku z tym będzie objęty ochroną przewidzianą przepisami prawa o konsumentach, pomimo że jest przedsiębiorcą. Oznacza to, że sprzedawcy prowadzący sklepy internetowe będą zmuszeni przejrzeć i zaktualizować swoje regulaminy w zakresie statusu klienta.